Coronavírus: Dicas para manter a produtividade da equipe em Home Office

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Como sabemos, o sucesso da equipe é atribuído a três fatores:
Colaboração, Cooperação e Comunicação.
Muitas empresas assumem que os funcionários remotos não se importam com a falta de comunicação disponível no escritório ao longo do dia, e não se sentem privados dos benefícios que a presença no escritório pode parecer ter. Mas, a comunicação é um ponto chave para o trabalho em equipe eficaz. Portanto, o empregador deve prezar pelo fornecimento de comunicação ininterrupta dentro da equipe remota.  

Treine seus funcionários na gestão do tempo

O tempo é o bem mais precioso que temos. Há 168 horas em uma semana e cabe a você decidir como usá-las. Quando a fronteira entre o local de trabalho e a casa desaparece literalmente, as habilidades de gerenciamento de tempo ficam cruciais. Acrescente a isso a necessidade de ajuste à diferença de fuso horário, e você entenderá a extrema importância da distribuição de tempo adequada.  
A boa notícia é que existem muitos recursos informativosem relação ao gerenciamento de tempo. Envie recursos visuais e tutoriais à sua equipe sobre como organizar o horário de trabalho. O primeiro passo a ser tomado é distribuir o tempo de acordo com dois critérios: urgência e importância da tarefa.

A relação entre urgência e importância foi definida pelo brilhante Gary Halbert em suas Cartas, na forma de quatro tipos de problemas.

  • Urgente e importante (situação SOS);
  • Não é urgente e importante (você tem o prazo final, mas não o de hoje, para poder adiá-lo ou reduzi-lo);
  • Urgente, mas não importante (Verificando e-mails, respondendo a solicitações de rede)
  • Não é urgente e não é importante (verificando as postagens de mídia social e navegando nas notícias).

Aconselhe seus funcionários a priorizar o segundo tipo de tarefas (embora importante ainda não seja urgente), pois isso os ajudará a acompanhar o cronograma e a manter a organização. Desta forma, o treinamento adequado pode ajudar sua equipe remota a manter o foco e a consciência do tempo.

Use um software de gerenciamento

No caso de Home Office, o software de gerenciamento de tempo é a melhor solução para os seguintes problemas:

  • verificação da alocação de tempo, independentemente da localização da equipe;
  • coletar dados sobre desempenho (devido à opção de gerar relatórios enquanto você acompanha o tempo);
  • armazenar os dados no horário de trabalho para diferenciar horas faturáveis ​​e não faturáveis ​​e emitir folhas de pagamento.

Defina um supervisor para assistência

O papel de um supervisor é auxiliar os membros remotos e ajudá-los a definir metas de curto prazo.
Os programas de rastreamento de tempo fornecem informações sobre a produtividade do engenheiro de suporte e notificam se há uma diminuição repentina na produtividade dos funcionários. O supervisor teria a oportunidade de identificar o problema e ajudar o especialista remoto a trabalhar de forma mais produtiva. Dessa forma, a falta de interação no local pode ser compensada com atualizações regulares sem afetar a produtividade geral.

Encontrando as pessoas certas

Um bom funcionário remoto é aquele que demonstra as seguintes qualidades:

  • autodisciplina
  • capacidade de monitorar a produtividade
  • trabalhando sem a presença imediata de colegas ou supervisores
  • entender que trabalhar remotamente ajuda a criar um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Por último, mas não menos importante, é importante que a equipe remota trabalhe em estreita conexão com um supervisor e que contribua para o trabalho de atendimento ao cliente, assumindo a responsabilidade de monitorar o desempenho da equipe.

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