Reuniões mal administradas têm um impacto tremendamente negativo no sucesso, inovação, criatividade da equipe e no bem-estar e nível de estresse dos indivíduos. Na verdade, passar por uma reunião ruim pode até resultar na síndrome de recuperação da reunião , em que os funcionários perdem tempo adicional e produtividade se recuperando mentalmente de uma reunião ruim.
Administrar as reuniões da maneira certa pode resultar em muitos pontos positivos e estimulantes, incluindo melhor tomada de decisões e maior inovação, coesão, agilidade e resiliência.
As dicas a seguir destinam-se principalmente a reuniões de líderes e equipes envolvidas na gestão de projetos – mas podem ser aplicadas para qualquer reunião, pois representam os princípios das melhores práticas que idealmente serão incorporados à cultura corporativa.
O que torna uma reunião eficaz?
Uma reunião eficaz reúne um grupo cuidadosamente selecionado de pessoas para um propósito específico, fornece um fórum para discussão aberta e oferece um resultado tangível: uma decisão, um plano, uma lista de grandes ideias a serem perseguidas, uma compreensão compartilhada do trabalho à frente . Não apenas isso, mas o resultado é então compartilhado com outras pessoas cujo trabalho pode ser afetado.
Reuniões eficazes mantêm os participantes engajados
Comece e termine no horário: Os apresentadores da reunião devem se conectar cinco minutos antes para garantir que toda a tecnologia esteja funcionando perfeitamente. Encerrar as reuniões tarde é uma fonte de estresse para as pessoas.
Peça Feedback: A melhor maneira de tornar as reuniões de equipe melhores é perguntar aos participantes como estão indo às reuniões. Envie uma pesquisa rápida em que as pessoas compartilhem o que está indo bem ou não e forneça ideias para melhorias.
Faça reuniões envolventes: Se você escolher os participantes corretamente, todos obterão algo valioso com a reunião, tornando o tempo não apenas bem gasto, mas interessante. Incentive o pensamento livre e a liberdade de expressão.
Resuma: Encerre sua reunião reafirmando o que foi acordado e alcançado para que todos saiam com o mesmo entendimento.
Estabeleça regras básicas: Pergunte a si mesmo: “Qual é a função dos participantes da reunião?” Quanto mais clareza você puder fornecer sobre o que deseja obter deles, melhor; as pessoas têm maior probabilidade de contribuir se souberem que papel devem desempenhar.
Como organizar suas reuniões com o GoTo Meeting
O GoTo Meeting é uma plataforma de videoconferência segura e estável para todos os Suport on Demand em larga escala para PC, MAC, IOS e Android.
Os avançados recursos do GoToMeeting facilitam o planejamento, a hospedagem e a aprendizagem de reuniões virtuais mais produtivas.
Comece a usar ferramentas de reunião que simplificam a organização e a participação em reuniões.
Mensagens corporativas – Comunique-se a qualquer momento pelo chat integrado. Inicie ou participe de reuniões com um só clique, diretamente por bate-papos em andamento.
Ligar para mim – Permita que o GoToMeeting ligue para você quando as reuniões estiverem prestes a começar.
Participe pelo telefone – Os participantes podem ligar para participar de reuniões pelo telefone para ter mais flexibilidade onde quer que estejam. Ligações gratuitas em mais de 50 países.
Compartilhe, colabore e tenha novas ideias em tempo real com estes recursos do GoToMeeting.
Ferramentas de desenho na reunião – Desenhe na tela para colaborar, discutir ideias ou apresentar em tempo real.
Compartilhamento de tela – Compartilhe facilmente a tela do computador, smartphone ou tablet com todos os participantes. Apresente, colabore e mantenha todos alinhados.
Controles do apresentador – Coloque os controles do apresentador nas mãos dos convidados para que eles possam compartilhar a tela e ajudar a comandar a reunião. Você pode até mesmo compartilhar o controle do seu teclado ou mouse.
Comece o ano de 2022 realizando reuniões eficazes e produtivas, mantendo o seu público completamente engajado. Escolha GoTo Meeting, a experiência mais produtiva em reuniões.